Asiakascase
PAPERIEN PYÖRITTÄMISESTÄ
DIGITAALISEEN TEHOKKUUTEEN
Influx oy on asettanut kasvun selväksi tavoitteekseen. Juuri tämä johti puoli vuotta sitten siihen, että yritys päätyi Smartdayn digitaalisiin ratkaisuihin. Tuotannossa ja palveluissa ei enää pyöritellä papereita, vaan kaikki tuntikirjaukset ja suunnittelu toteutetaan digitaalisesti.
Tanskassa Fynin saarella sijaitseva tuotanto- ja palveluyritys Influx oy pitää kunnia-asianaan tehostaa asiakkaidensa tuotanto- ja työprosesseja sekä tehdä niistä taloudellisempia. Juuri tämän vuoksi oli yrityksen omien työprosessien tehostaminen on itsestään selvää.
Vielä vain viisi kuukautta sitten koko Influxin hallinto toimi käsivoimin. Työntekijät ilmoittivat tehtävänsä ja työaikansa viikoittain täyttämällä lomakkeen ja toimittamalla sen paikan päälle. Tämän seurauksena asiakkaidensa luona päivittäistä työtään tekevät alaiset joutuivat käyttämään aikaa ajakseen toimiston kautta viemään työaikalomakkeensa. Influxin työnjohtaja Kim Granberg keräsi ja hyväksyi työajat viikoittain. ”Erillisistä työaikalomakkeista kullekin hankkeelle syntyi paksu nippu papereita, joiden läpikäyminen vei paljon aikaa ja oli muutenkin työlästä. Usein myös tehdystä työstä päästiin laskuttamaan vasta pitkän ajan kuluttua,” toteaa Kim Granberg.
Digitaalinen ratkaisu luomaan kokonaiskuvaa ja kasvualustaa
Nykyisellään Infuxin laskutus tapahtuu paljon nopeammin kuin vielä viisi kuukautta sitten. Laskutuksesta voidaan laittaa lasku asiakkaalle
jo tiistaiaamuna työntekijän päätettyä tehtävänsä maanantaina.
Influxin toimitusjohtaja Ebbe Bojer uskoo Smartdayn digitaalisen ratkaisun luovan yritykselle mahdollisuuden kasvaa:
”Työaikalomakkeet ovat ikivanha järjestelmä ja meidän tulee yleisesti ottaen pyrkiä hyödyntämään saatavilla olevaa tekniikkaa paremmin. Kasvu on tavoitteemme ja meidän täytyy tehostua digitaalisesti, jos haluamme saavuttaa kasvua samalla hallinnolla,” uskoo Ebbe Bojer.
Influxin asiakkaina on ruoka, vesi, lääketeollisuus- asiakkaita ja kun Tanskassa ollaan myös panimo teollisuutta. Yrityksellä on 30 työntekijää, joista 19 kenttätyöntekijää. Jokainen heistä saa älypuhelimen, jonka Smartdayn ratkaisuilla he voivat liikkeellä ollessaan suunnitella ja ilmoittaa päivittäisen työaikansa.
”Smartday on meille ihanteellinen, koska suurin osa työntekijöistämme on töissä asiakkaiden luona. Smartdayn avulla he voivat ilmoittaa tehtävänsä ja työaikansa matkalla, mikä tekee työpäivästä paljon tehokkaamman. Näin ollen heidän ei tarvitse käydä toimiston kautta töiden jälkeen, vaan he pääsevät suoraan kotiin lepäämään pitkän päivän jälkeen,” toteaa Ebbe Bojer.
Ei ollenkaan niin kovin vaikeaa
Yrityksessä on tapahtunut suuria muutoksia Influxin ja Smartdayn löydettyä toisensa. Nykyisin lähes kaikki hallinto toimii digitaalisesti. Työt sujuvat sen seurauksena paljon tehokkaammin niin asiakkaiden, hallinnon kuin henkilöstön iloksi.
”On tunnustettava, että pelkäsin sitä, kuinka alaisemme ottaisivat digitalisoinnin vastaan, koska informaatioteknologia ei ole heidän ydinosaamistaan. Kaikki on kuitenkin sujunut suunnitelmien mukaisesti ja vaikka jotkut työntekijöistä halusivat vielä alussa palata takaisin vanhaan, en enää nykyisin saa ollenkaan kielteistä palautetta,” kertoo Ebbe Bojer.
Influxissa on todellakin ymmärretty digitaalisen kehityksen merkitys. Yrityksessä on jonkun aikaa sitten otettu käyttöön Smartdayn suunnittelujärjestelmä tuleville työtehtäville ja uusia digitaalisia ratkaisuja haetaan koko ajan – kuten Smartdayn kanssa yhteensopivaa talousjärjestelmää.
