Asiakascase

DIGITALISOINTI KOLMINKERTAISTAA LIIKEVAIHDON

BWT Danmark on tällä hetkellä menestyvä yritys, jonka liikevaihto on laajamittaisen digitalisoinnin seurauksena kolminkertaistunut, kuitenkin vähentäen stressiä ja yksitoikkoisen hallinnollisen työn määrää sekä lisännyt työntekijöiden toiminnanvapautta.

Toimisto pursuili papereita ennen kuin vesien käsittelyyn erikoistuneessa BWT Danmarkissa tehtiin päätös vuonna 2007 optimoida ja digitalisoida yrityksen prosessit. Sen seurauksena yrityksessä on tapahtunut suuria muutoksia ja se on tällä hetkellä vahvempi kuin koskaan. Nykyisin lähes koko BWT Danmarkin hallinto toimii sujuvan digitaalisesti pilvipohjaisen Smartday- optimointiratkaisun kautta. Smartday-järjestelmä on heti sen käyttöönoton jälkeen vuonna 2007 osaltaan myötävaikuttanut liikevaihdon nelinkertaistumiseen.

Käsin tehdyistä töistä tulevaisuudessa toimiviin ratkaisuihin

BWT kehittää ympäristöystävällisiä vesienkäsittelyjärjestelmiä niin terveydenhuoltoon, teollisuudelle kuin hotelli- ja ravintola-alalle. Ja tässä tapauksessa vesienkäsittely tarkoittaa dokumentointia ja raportointia. Vielä vuonna 2007 siitä seurasi tonneittain paperityötä, enemmän kuin 6 000 puhelua kuukausittain, virheellisiä raportteja, yksitoikkoista hallintotyötä sekä laskujen ja muiden tärkeiden asiakirjojen katoamista puuttuvan kokonaiskuvan seurauksena.

BWT Danmarkissa haluttiin löytää digitaalinen ratkaisu optimoimaan työnkulkua ja prosesseja, vähentämään hallinnollista työtä ja turvaamaan yrityksen tulevaisuus. Yritys oli yhteydessä useaan eri palveluntarjoajaan ja tutustui moneen digitaaliseen suunnitteluratkaisuun. Valinta oli helppo Smartdayn myyjän tultua käymään.

”Tutustuimme useaan eri ratkaisuun, mutta mikään niistä ei yltänyt Smartdayn tasolle. Smartday tarjosi meille pilvipohjaisen ratkaisun monine mahdollisuuksineen ja toimintoineen, joita myös päivitettiin koko ajan. Kehitys kulkee kohti massadataa ja esineiden internetiä, minkä vuoksi meille on tärkeää digitalisoitua tulevaisuudessa varmasti toimivalla ratkaisulla” toteaa Kim Bogø, BWT Danmarkin palvelujohtaja.

Ei enää yksitoikkoista hallintotyötä

Smartday on työkalu, jolla saa luotua hyvän yleiskuvan työtehtävistä, kirjattua hankkeiden tunnit nopeasti vauhdissa ja kirjattua materiaalit. Tämän lisäksi järjestelmää voidaan käyttää laskuttamiseen, laadunvarmistukseen ja dokumentointiin valokuvaamalla, mikä vähentää paperityötä ja ajanhukkaa.

BWT Danmark hyödyntää tällä hetkellä useita Smartdayn
ratkaisuja: ”Esimerkiksi teknikkomme voivat tarkistaa heti aamulla Smartday-sovelluksesta päivän tehtävät ja suunnitella itse oman työpäivänsä. Teknikko klikkaa itselleen työtehtävän ja Smartday laskee työn tultua tehdyksi siihen käytetyn ajan. Työn suorittamisen jälkeen järjestelmä luo laskun siitä automaattisesti,” kertoo Kim Bogø. BWT Danmarkista voidaan myös luoda raportteja asiakkaille Smartdayn avulla. Teknikot näppäilevät tuotenumerot ja erilaiset mittaukset Smartday-sovellukseen vaikkapa käytyään vaihtamassa asiakkaan vesienhoitojärjestelmään uuden suodattimen. Sovellus luo tehtävästä raportin automaattisesti.

Kivuton siirtymä analogisesta digitaaliseen

Smartday-sovelluksen yhteenliittämiseen vuonna 2007 meni puoli vuotta ja vaikka oli olemassa teoreettinen mahdollisuus tietojen katoamiseen, ei BWT Danmarkissa kadotettu mitään, mitä ei jälkikäteen saatu palautettua.
”Toimintaprosessiemme integroiminen Smartday-järjestelmään oli suuri muutos. Monille työntekijöistämme ei kyseisen kaltainen teknologia ollut ennestään tuttua ja heitä hermostutti kovasti. Tunsimme kuitenkin koko ajan onnistuvamme. Ei kulunut kauempaa kuin puoli vuotta, kun jo kaikkein skeptisimmät työntekijätkin käyttivät järjestelmää mielellään ja näkivät digitalisoinnista löytyvän potentiaalin,” kertoo Kim Bogø.

Parempi kokonaiskuva, matalammat kustannukset ja varmuutta tulevaisuuden prosesseihin

Parempi kokonaiskuva, matalammat kustannukset ja varmuutta tulevaisuuden prosesseihin
Kim Bogø on sitä mieltä, että Smartdayn ansiosta yrityksessä on ymmärretty digitalisoinnin arvo ja sen mukanaan tuomat mahdollisuudet. Digitalisointi on todella luonut lisää mahdollisuuksia BWT Danmarkille. Yrityksen liikevaihto on kolminkertaistunut sen jälkeen, kun Smartday otettiin käyttöön 2007. Henkilöstön määrän kasvu on ollut 150 %. Tämän lisäksi yrityksen palvelukoordinaattorien määrä on puolittunut vuoteen 2017 mennessä, kun taas palveluteknikoiden määrä on samassa ajassa kaksinkertaistunut.
BWT Danmarkissa on taloudellisen menestyksen lisäksi suureksi yllätykseksi koettu, että yrityksessä koettu stressi on vähentynyt reippaasti erityisesti palvelukoordinaattoreiden ja palveluteknikoiden keskuudessa.

”Palvelukoordinaattoreiden täytyi ennen Smartdayn käyttöönottoa käsitellä tuhansia papereita ja lähettää yli 100 000 kirjettä vuosittain. Nykyisin teknikkomme klikkaavat tiedot ylös tien päällä, mistä seuraa se, että esimerkiksi aikaisemmin useita viikkoja kestänyt prosessi laskujen käsittelyssä tapahtuu vain muutamalla klikkauksella. Smartdayn myötä palvelukoordinaattoreidemme kokonaiskuva on laajentunut ja työssä jaksaminen lisääntynyt” uskoo Kim Bogø.
Smartdayn käyttöönoton ansiosta myös yrityksen palveluteknikkojen työskentely on helpottunut: ”Smartday-sovelluksella heillä on aina kokonaiskuva edessä olevista työtehtävistä, jolloin oman työpäivänsä voi suunnitella itse ja saada enemmän liikkumatilaa arkeen,” sanoo Kim Bogø.

Smartday on myös kasvattanut asiakastyytyväisyyttä huomattavasti. ”Käsityksemme edessä olevista työtehtävistä oli rajallinen ennen Smartdayn käyttöönottoa. Tästä seurasi se, että muun muassa laskuja jäi lähettämättä asiakkaille ja jouduimme ottamaan yhteyttä asiakkaisiin pitkien aikojen kuluttua huomattuamme unohduksemme. Se oli hankalaa, koska asiakas ei välttämättä edes muistanut meidän käyneen tekemässä työn. Siitä seurasi tyytymättömyyttä ja maksamattomia laskuja. Nykyisin laskut ja raportit lähetetään automaattisesti heti tehtävän toteuttamisen jälkeen ja näin ollen laskut eivät koskaan unohdu” iloitsee Kim Bogø.

 

Faktaa BTW Danmarkista

BWTn tuotteilla ja prosesseilla on tehty
teknologiastandardien maailmanennätyksiä. Best
Water Technology Group on tällä hetkellä Euroopan
johtava vesiteknologiayritys.

• Perustettu: 1990
• Liikevaihto 2016: € 610 miljoonaa
• Henkilöstön määrä 2017: 3 300

www.gsgroupfinland.